EasyCompte, Le logiciel gratuit de gestion de finances familiales multi comptes Le logiciel gratuit de gestion de finances familiales
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Le relevé de compte
 
Le relevé de compte est un document transmis régulièrement, par l’établissement financier et qui recense toutes les opérations intervenues depuis le relevé précédent. Il permet de vérifier la bonne tenue du livre de compte et rectifier, le cas échéant, les erreurs et les oublis.
 
Présentation du relevé de compte
 
Sur ce document figurent, en général :
  • un R.I.B. ou Relevé d’Identité Bancaire,
  • les coordonnées du titulaire du compte,
  • la période de relevé,
  • le solde initial,
  • la liste des opérations,
  • le solde final.
Chaque opération mentionne la date de l’opération, sa nature, la date de valeur, le montant, au débit pour une dépense ou au crédit dans le cas d’une recette.
 
La date de l’opération
 
La date de l’opération, mentionnée sur le relevé de compte, correspond à celle à laquelle, l’établissement financier prend connaissance de la dépense ou de la recette, ou décide de la comptabiliser. Cette date peut différer de celle enregistrée dans EasyCompte, dans les situations suivantes :
  • lorsque les chèques émis, ne sont pas immédiatement déposés en banque, par leurs destinataires,
  • en cas d’utilisation d’une carte bancaire à débit différé, ces paiements sont regroupés, sur le relevé de compte, à la date du débit, quelque soit la date de la dépense.
 
La nature de l’opération
 
La nature de l’opération est un intitulé permettant d’identifier chaque opération. Par exemple,
  • Pour un paiement par chèque : le mot « CHEQUE », suivi du numéro du chèque.
  • Pour un paiement par carte bancaire : la date de la transaction, suivie de l’identité du bénéficiaire du règlement.
  • Pour un virement : l’identité de l’expéditeur, suivie de l’identification du virement.
  • Pour un retrait par carte bancaire : la date, l’heure et la localisation du retrait.
 
La date de valeur
 
La date de valeur, mentionnée sur le relevé de compte, correspond à la date effective à laquelle est comptabilisée l’opération par la banque. Cette date de valeur diffère de la date de l’opération, par un délai variable selon le sens de l’opération (recette ou dépense) et le mode de règlement. Ces délais varient également d’un établissement financier à l’autre. A titre d’exemple, les délais rencontrés couramment sont :
 
      Au crédit
  • Les virements sont crédités un jour ouvré après la date de leur réception.
  • Les chèques sont quant à eux, crédités sur votre compte, deux jours ouvrés après leurs dépôts au guichet.
      Au débit
  • Votre compte est débité deux jours ouvrés avant la remise en banque de votre chèque, par son bénéficiaire.
  • Votre compte est débité deux jours ouvrés avant un retrait d’argent à un distributeur automatique de billets.
 
Pointage du relevé de compte
 
Le relevé de compte est transmis régulièrement par l’établissement financier pour informer le titulaire, sur la situation de son compte à la date du relevé.
Ce relevé de compte est à rapprocher du livre de compte pour :
  • Vérifier que les dépenses et les recettes figurant sur le relevé de compte, ont bien été inscrites dans le livre de compte,
  • Contrôler que les montants des opérations du livre de compte sont corrects,
  • Vérifier qu’aucune erreur de calcul n’a altéré le solde du compte.
Le rapprochement entre le livre de compte et le relevé de compte, consiste à parcourir le relevé de compte et à pointer, dans chacun des deux documents, toutes les opérations communes. Il convient de s’interroger, pour chaque opération du relevé, ne figurant pas dans le livre de compte, ou y figurant avec un montant différent. Les origines de ces écarts peuvent être diverses et ne transcrivent pas obligatoirement, une erreur.
 
Absence dans le livre de compte
 
L’absence dans le livre de compte, d’une opération du relevé de compte, peut s’expliquer par :
  • L’oubli d’inscrire l’opération dans le livre de compte.
  • La méconnaissance de l’opération par le titulaire du compte. Par exemple : le virement sur le compte d’un remboursement de soins, avant la réception du décompte.
  • L’existence de l’opération dans le livre de compte, mais avec des caractéristiques différentes (date, montant, opération groupée, etc ...).
Lorsqu’une opération n’est pas trouvée dans le livre de compte, passer à la suivante, sans la pointer sur le relevé. La recherche, parmi les opérations non pointées du livre de compte, sera ensuite plus simple.
 
Montant différent
 
Une opération du relevé de compte, trouvée dans le livre de compte, avec un montant différent, peut s’expliquer par :
  • Une erreur lors de l’écriture du montant dans le livre de compte,
  • Une confusion entre l’opération du relevé et celle du livre de compte.
Lorsque le montant d’une opération du relevé diffère de celui d’une opération du livre de compte, poursuivre la recherche dans le livre de compte. En cas de recherche infructueuse, passer à la suivante, sans la pointer sur le relevé, ni dans le livre de compte. La recherche, parmi les opérations non pointées du livre de compte, sera ensuite plus simple.
 
Résolution des écarts
 
Un premier pointage a permis de rapprocher, sans difficulté, toutes les opérations communes entre le relevé et le livre de compte. Cependant il reste sur le relevé, des opérations non pointées.
Recherchez tout d’abord (2nd passage), ces opérations parmi les opérations non pointées du livre de compte. Certaines vous ont peut-être échappé, lors du premier passage. Au terme du second passage, il reste encore des opérations non pointées sur le relevé de compte ?
Voici quelques suggestions, pour résoudre les écarts, selon le mode de règlement utilisé.
 
      Paiement par chèque
En cas de règlement par chèque, le numéro du chèque figure sur le relevé de compte. Recherchez le talon correspondant, dans votre chéquier, pour en vérifier l’existence.
 
Cas 1 : le chèque n’apparaît pas dans le livre de compte
  • L’y inscrire et le pointer avec l’opération correspondante dans le relevé de compte.
Cas 2 : le chèque figure dans le livre de compte
  • La dépense figure dans le livre de compte, mais le montant est différent de celui de l’opération à pointer dans le relevé de compte. Recherchez alors le ticket de caisse ou la facture que vous avez peut-être conservé.
  • En cas d’écart persistant avec le relevé de compte, interrogez le bénéficiaire du chèque, puis en dernier recours, votre établissement financier. Attention, avant de lui demander de procéder à la recherche du chèque, informez-vous sur le montant éventuel, des frais de recherche facturés par votre établissement financier. Le montant du litige ne justifie peut-être pas d’engager ces frais.
 
      Paiement ou retrait par carte bancaire
En cas de règlement par carte bancaire, conservez toujours la facturette remise par le commerçant ou le distributeur automatique (sauf rupture de papier).
Vous penserez tout d'abord, à inscrire la dépense ou le retrait d’argent, dans le livre de compte, et surtout, vous conserverez, une trace de vos dépenses, si besoin est, lors du pointage du relevé de compte.
La date de la transaction et l’identité du bénéficiaire du règlement sont précisées, sur le relevé de compte, pour un règlement par carte bancaire. Recherchez alors la facturette d’après ces informations.
 
Cas 1 : la dépense n’apparaît pas dans le livre de compte
  • Vous avez retrouvé la facturette et la dépense n’apparaît pas dans le livre de compte. L’y inscrire et la pointer avec l’opération correspondante dans le relevé de compte.
Cas 2 : la dépense figure dans le livre de compte
  • La dépense figure bien dans le livre de compte, mais le montant est différent de celui de l’opération à pointer dans le relevé de compte. Recherchez alors le ticket de caisse ou la facture que vous avez peut-être conservé.
  • En cas d’écart persistant avec le relevé de compte, suivre la même procédure que pour le paiement par chèque.
 
      Prélèvement
Le prélèvement est un moyen de paiement pratique, pour régler les dépenses périodiques : factures de téléphone, eau, électricité, assurances, impôts, remboursements d’emprunts, etc... Dans la plupart des cas, le prélèvement est annoncé, à l’avance, par la réception d’une facture.
 
Cas 1 : la dépense n’apparaît pas dans le livre de compte
  • Il s’agit sans doute d’un oubli. Recherchez la facture, reportez la dépense dans le livre de compte et pointez la avec l’opération correspondante dans le relevé de compte.
Cas 2 : la dépense figure dans le livre de compte
  • La dépense figure dans le livre de compte, mais le montant est différent de celui de l’opération à pointer dans le relevé de compte. Vérifiez la facture.
  • En cas d’écart persistant avec le relevé de compte, suivre la même procédure que pour le paiement par chèque.
 
      Virement reçu
Le virement permet à votre employeur ou à des organismes, de créditer directement votre compte : versement de votre salaire ou remboursement de frais médicaux, etc...
Certains organismes effectuent les virements au plus tôt, et ne vous en informent qu’ultérieurement, à l’aide d’un décompte ou récapitulatif.
Inscrivez alors l’opération dans le livre de compte et pointez la avec l’opération correspondante dans le relevé de compte.
A réception du décompte, vérifiez que le virement est correct et veillez à ne pas l’inscrire une seconde fois dans le livre de compte.
 
      Dépôt de chèques au guichet
Lors d’un dépôt de chèques, votre établissement financier vous remet en échange, un bordereau de remise de chèques, détaillant les chèques déposés et cumulant les montants.
Cette opération se traduit en autant de lignes que de chèques, dans votre livre de compte, et par contre, par une seule ligne, dans votre relevé de compte, correspondant au bordereau de remise de chèques.
Rapprochez alors, les recettes de votre livre de compte, détaillées dans le bordereau de remise de chèques, d’une part, et d’autre part, la recette correspondante du relevé de compte.
 
Au terme du pointage
 
Vérifiez votre solde. Pour cela, partez du solde final de votre relevé de compte, ajoutez les recettes et déduisez les dépenses non pointées, de votre livre de compte. Vous devez retomber sur le dernier solde de votre livre de compte.
En cas d’écart, plusieurs hypothèses :
  • Vous avez peut-être rapproché, une opération du livre de compte et une opération du relevé de compte, dont les montants sont différents.
  • Une erreur a pu se glisser dans le calcul du solde de votre compte, après chaque opération du livre de compte.
  • L’erreur remonte peut-être à une période antérieure et sa recherche sera plus délicate. C’est pourquoi, il est important de vérifier systématiquement, au terme du pointage, le solde de votre compte, par rapport à celui de votre relevé.
Ecarts non résolus
 
      Erreur de la banque
« Erreur de la banque en votre faveur, recevez 20 000 francs ». Ce genre d’évènement arrive plus souvent au cours d’une partie de Monopoly, que dans la réalité. Epuisez toutes les autres pistes, avant d’envisager celle-ci.
 
      Fraude
Le relevé de compte est également un moyen de déceler d’éventuelles fraudes. Si votre relevé de compte signale des dépenses par carte bancaire, à l’autre bout de la planète, ou des achats imaginaires, vous êtes en droit de soupçonner alors, le piratage de votre carte bancaire. Alertez votre banquier.
 
Les arguments d’ EasyCompte
 
Le pointage du relevé de compte est une opération d’autant plus complexe que le nombre de transactions est important. Pour simplifier cette tâche, EasyCompte offre entre autres, la possibilité de partitionner le pointage, par mode de règlement.
Le pointage du relevé de compte, à l’aide d’EasyCompte, est accessible à partir de l’option « Pointage de relevé », du dossier « Comptes classiques », du menu général. Les différentes étapes sont présentées ci-dessous.
 
Contrôles préliminaires
 
Pour démarrer le pointage, sur de bonnes bases, commencez par vérifier la situation du pointage :
  • le solde initial du relevé doit être égal au solde intitulé « Relevé précédent », dans EasyCompte.
  • le cumul des recettes et le cumul des dépenses doivent être nuls.
Filtre sur l’état des opérations
 
Dans la partie « Critères de sélection », la première liste déroulante permet de filtrer les opérations selon leur état :
  • Transactions pointées,
  • Transactions non pointées,
  • Toutes transactions (état indifférent).
En présence d’un grand nombre d’opérations à pointer, choisissez l’option «  Transactions non pointées » pour faire disparaître les transactions au fur et à mesure de leur pointage, et ne conserver affichées, que les transactions utiles (restant à pointer).
Au cours du pointage, si vous souhaitez faire un contrôle des transactions pointées, vous pouvez cibler l’affichage, en sélectionnant l’option « Transactions pointées ». Les transactions non encore pointées ne viendront pas perturber votre tâche.
Pour obtenir une situation générale de votre pointage, vous pouvez sélectionner l’option « Toutes transactions ». Les transactions pointées et celles non pointées s’afficheront ensemble.
 
Filtre sur le mode de règlement
 
      Carte bancaire
Commencez par pointer toutes les opérations réglées par carte bancaire. La sélection de l’option « Carte bancaire » va de pair avec le choix de l’option « Date de valeur », comme critère de tri.
  • Les transactions réglées par carte bancaire à débit immédiat, se présentent triées dans l’ordre chronologique, sur le relevé comme à l’écran.
  • Les transactions réglées par carte bancaire à débit différé, sont regroupées à la date du débit (date de valeur) et classées implicitement, dans l’ordre croissant de leur montant.
 
      Retraits aux guichets automatiques
Pointez ensuite, les retraits aux guichets automatiques. Sélectionnez l’option « Retrait espèces » comme mode de règlement et conservez l’option « Date de valeur » comme critère de tri.
  • Les retraits aux guichets automatiques, se présentent triés dans l’ordre chronologique, sur le relevé comme à l’écran.
 
      Chèque
Les chèques ne respectent pas, sur le relevé, l’ordre dans lequel vous les avez émis. Certains apparaissent même, au bout de plusieurs mois.
Sélectionnez l’option « Chèque » comme mode de règlement et choisissez l’option « Numéro de règlement » comme critère de tri.
  • Seuls les chèques s’affichent et se présentent triés dans l’ordre du numéro de chèque. La recherche par son numéro, d’un chèque repéré sur le relevé, est ainsi facilitée, dans EasyCompte.
 
      Prélèvements
Pointez ensuite, les prélèvements. Sélectionnez l’option « Prélèvement » comme mode de règlement et choisissez l’option « Date de valeur » comme critère de tri.
  • Les prélèvements se présentent triés dans l’ordre chronologique, sur le relevé comme à l’écran.
 
      Virements
Pointez ensuite, les virements. Choisissez l’option « Virement » comme mode de règlement et conservez l’option « Date de valeur » comme critère de tri.
  • Les virements se présentent triés dans l’ordre chronologique, sur le relevé comme à l’écran.
 
      Autres modes de règlement
Pour n’oublier aucune opération, Choisissez enfin, l’option « Tous modes de règlement » et conservez l’option « Date de valeur » comme critère de tri.
  • Les opérations restant à pointer, se présentent triées dans l’ordre chronologique, à l’écran.
 
Contrôles en fin de pointage
 
Vérifiez que les opérations du relevé de compte sont toutes, pointées.
Contrôlez que le solde final du relevé de compte est bien égal au montant intitulé « Relevé en cours », dans EasyCompte. Dans le cas contraire, ciblez si l’écart provient d’une dépense ou d’une recette (ou les deux), en comparant le « Cumul des recettes » et le « Cumul des dépenses », avec ceux du relevé de compte. Vérifiez les montants de chaque opération, dans la colonne incriminée.
 
Au terme du pointage
 
Au terme du pointage, vous pouvez archiver les opérations pointées, en les rattachant à un « Relevé de compte » informatique, pendant du relevé de compte (document papier). Cliquez pour cela, sur le bouton « Rattacher ».
Saisissez le numéro de relevé (numéro séquentiel) et les informations figurant sur le relevé (date de fin de relevé) et cliquez sur le bouton « Archiver ».
 
Après l’archivage
 
Une fois archivées par relevé de compte, ces opérations restent accessibles par l’option « Relevés archivés » du dossier « Comptes classiques » du menu général. Certaines informations (hors montant) restent modifiables.
L’archivage peut toujours être annulé, par relevé complet, et dans l’ordre inverse de création des relevés (d’abord le dernier, puis si besoin, le précédent, et ainsi de suite …). L’annulation de l’archivage d’un relevé a pour effet de supprimer le relevé et de retransférer toutes ses opérations, dans l’encours.
 
Les limites du relevé de compte
 
Le relevé de compte est un excellent outil pour détecter d'éventuels oublis ou erreurs de saisie.
Ses informations sont fiables mais orientées vers le passé. Le solde final est figé, à la date du relevé, et ne tient pas compte des recettes et des dépenses en cours (chèques non déposés par leurs bénéficiaires), ou effectuées depuis.
L'intérêt d'utiliser un logiciel tel qu' EasyCompte, est de connaître à tout moment et immédiatement, la situation financière actualisée de chaque compte, mais aussi d'anticiper l'impact des recettes et des dépenses prévisibles (programmées ou non).


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